Cada vez más empresas en Costa Rica están organizando programas de voluntariado para sus colaboradores y colaboradoras.  Los programas de voluntariado de las empresas son crecientemente más estratégicos, innovadores, estructurados y sofisticados. 

A continuación se presentan diez consejos que las empresas pueden implementar para fortalecer sus programas de voluntariado.  Estos consejos han sido recopilados a partir de las mejores prácticas y experiencias de empresas líderes en este tema en nuestro país así como de varios estudios internacionales sobre voluntariado empresarial.

1-     Integrar el programa de voluntariado con los otros componentes de Responsabilidad Empresarial y Sostenibilidad de la empresa.

La integración de diferentes componentes de la estrategia de Responsabilidad Empresarial y Sostenibilidad de la empresa como el voluntariado, las donaciones filantrópicas, la inversión social, los programas de relacionamiento con partes interesadas y otros, puede ayudar a lograr un impacto mayor y más estratégico.  Además se pueden utilizar más eficientemente los recursos de la empresa cuando están alineados hacia el mismo objetivo.  Finalmente, la integración estratégica ayuda a que la empresa sea asociada más directamente con los proyectos o causas en las que trabaja.

2-     Enfocarse en causas y proyectos que tengan sentido para el negocio de la empresa.

Es importante analizar cuáles son las fortalezas principales de la empresa y de sus colaboradores(as) y buscar proyectos donde se puedan potenciar y aprovechar estas fortalezas.  Idealmente el proyecto de voluntariado se relaciona con el giro de negocio de la empresa, su(s) causa(s) corporativa(s), las habilidades profesionales e intereses de sus colaboradores(as), y/o las necesidades de las comunidades aledañas a la empresa.

3-     Generar compromiso, apoyo y participación de la alta gerencia.

Los programas de voluntariado más exitosos son aquellos donde los gerentes, presidentes o directores de la empresa están comprometidos con el programa de voluntariado y demuestran su compromiso a través de su participación directa en actividades de voluntariado.  Además puede tener un gran impacto si la alta gerencia expresa públicamente su compromiso personal con el programa, reconoce los esfuerzos de los(as) voluntarios(as) y participa desde un inicio en presentar el programa de voluntariado a los(as) colaboradores(as).  Para lograr generar compromiso de la alta gerencia es clave involucrarlos desde un inicio en la toma de decisiones y el diseño del programa así como “venderles” el valor del programa de voluntariado a través de argumentos claros sobre los beneficios que se espera que el programa le traiga a la empresa.

4-     Asegurar el compromiso de los mandos medios.

Aún si la alta gerencia está comprometida con el programa de voluntariado, para que el programa llegue a todos los niveles y la cultura de voluntariado verdaderamente se permeé en toda la empresa es necesario generar compromiso de parte de los directores de departamento o mandos medios.  Para esto es importante que la alta gerencia demuestre su compromiso con el programa de voluntariado y gire instrucciones claras sobre el papel que deben jugar los mandos medios en el mismo.  Es importante en particular que los mandos medios estén informados sobre los detalles relacionados con la logística de la participación de sus subalternos (cuánto tiempo laboral van a poder tomar para actividades de voluntariado, calendarización de actividades, responsabilidades de los jefes de departamento, etc.).

5-     Reconocer los esfuerzos de los voluntarios y voluntarias.

El reconocimiento y agradecimiento público a los(as) voluntarios(as) ayuda a fomentar la cultura de voluntariado al dar a conocer el programa, ayudar a retener voluntarios(as) y motivar la participación de nuevos(as) voluntarios(as).  El reconocimiento se puede hacer de diversas maneras, formales e informales: por correo electrónico, boletines, pizarras informativas e incluso a través de una ceremonia o actividad específica de reconocimiento.  El reconocimiento personalizado de parte de altos gerentes a los(as) voluntarios(as) es especialmente efectivo.

6-     Ponerle un nombre creativo y darle identidad al programa de voluntariado.

Una imagen gráfica y un nombre creativo, inspirador y motivador puede generar un sentido de identidad, entusiasmo por el voluntariado y mayor reconocimiento a lo interno y externo de la empresa.  Con estrategias creativas de mercadeo y motivación se puede ayudar a construir una cultural organizacional de responsabilidad individual y voluntariado.

7-     Medir, medir, medir.

Es vital tener información confiable y actualizada sobre el programa de voluntariado: la cantidad de colaboradores(as) que han participado, las horas de voluntariado, los costos asociados, etc. para propósitos de comunicación y medición.  También es importante compartir estas medidas con la alta gerencia con cierta periodicidad.  Es importante desde un inicio del programa de voluntariado identificar los indicadores principales que se van a medir y escoger las herramientas apropiadas para hacerlo.  Además es importante medir la satisfacción de los(as) voluntarios(as) con las diferentes actividades de voluntariado para poder identificar áreas de mejora.

8-     Comunicar, comunicar, comunicar, especialmente a lo interno de la empresa.

Dar a conocer los proyectos de voluntariado de la empresa al público en general puede generar buena publicidad, posicionamiento de marca y mejores relaciones con partes interesadas.  Pero también es muy importante la comunicación a lo interno de la empresa para generar una cultura empresarial de voluntariado y así construir cada vez mayor compromiso de los(as) colaboradores, mandos medios y alta gerencia.  Hay que comunicar no solamente los resultados exitosos sino también los beneficios del voluntariado, el progreso en el cumplimiento de metas u objetivos y además las futuras actividades programadas y la logística de participación.

9-     Comenzar con proyectos piloto.

Antes de comprometerse a una relación más formal con una organización o un socio en la comunidad es recomendable organizar una o varias actividades o esfuerzos piloto para asegurarse que ambas la empresa y la organización están preparadas para asumir el compromiso de un proyecto a más largo plazo.

10- Incursionar en el voluntariado profesional.

A nivel mundial las empresas están cada vez más interesadas en realizar proyectos de voluntariado donde se aprovechen las habilidades y conocimientos profesionales de sus colaboradores(as).  El aprovechamiento estratégico de las habilidades profesionales de los(as) voluntarios(as) empresariales para responder a las necesidades específicas de conocimientos o expertise técnico puede tener un gran impacto sobre estas comunidades y organizaciones, sobre todo cuando se incorpora un componente de construcción de capacidades o transferencia de conocimientos.  También en muchos casos los(as) voluntarios(as) prefieren dedicar su tiempo de voluntariado hacia tareas relacionadas con sus talentos y habilidades.  Las empresas pueden comenzar a diseñar proyectos piloto de voluntariado profesional para probar la respuesta y reacciones de los(as) voluntarios(as) y las organizaciones o comunidades socias.